株式会社新潟ビルサービスは、総合ビルメンテナンス業を通して、快適な地域・空間作りのサポートをしています。

（株）新潟ビルサービス個人情報保護方針(privacy policy）

　株式会社新潟ビルサービスは建築物、施設の運営管理、点検整備を行う上での個人情報の取り扱いについて、その重要性とリスクを深く認識し、当社の社会に対する責任を明らかにするため、この方針を定めるものです。
　そもそも当社の業務を遂行するにつけ、個人情報の取得、利用は避けて通ることができません。そのため法令、当社の内部規定を順守する事は勿論、当該個人情報の範囲、利用目的を明確にし、個人に対する説明責任をはたします。さらには情報を適切に取得、利用、提供する為、規定を設け文書化を行い、それらの継続的改善を図ります。

1. 個人情報の取扱い方法
   当社は、法令及び内部規定に基づき、個人情報を取り扱います。内部規定は個人情報保護方針
   （本文書）、個人情報保護マニュアル、その他文書で構成されます。
   1. 当社が個人情報を取得する場合には、次のとおりにいたします。
      （１）利用目的があらかじめ明らかな場合を除き、利用目的を書面により明示します。
      （２）本人の同意を得られた場合を除き、収集する個人情報は必要最小限とします。
   2. 次の場合を除き、当社が保有する個人情報を第三者に提供または開示いたしません。
      （１）本人からご同意をいただいた場合。
      （２）法令等の規定に従い、提供または開示する場合。
      （３）当社の業務を円滑に進めるために、業務を委託し、またはシステムの発注などを行う場合
      　　　であって、その発注先に委託等に必要な範囲内で個人情報を開示又は提供することが必要
      　　　な場合。
   3. ２の（３）に基づき第三者に当社が保有する個人情報を開示または提供する場合には、当社社員立会いのもと行うほか、必要な場合は、開示または提供を受ける受託先と秘密保持契約を締結するなどの然るべき処置を講じます。
   4. 当社が個人情報を利用する場合は目的外利用を行わず、その為の処置を講じます。また新たな個人情報の範囲、利用目的が必要なときは本方針を改定するとともに、当該個人に書面によって明示します。
   5. 当社は個人情報の保護に適用される法令、国の定める指針その他の規範を遵守します。
   6. 当社は、保有する個人情報への不正アクセス、保有する個人情報が記録された媒体の滅失または棄損、並びに保有する個人情報の改ざんまたは漏洩等を防止し、安全策を講じます。
      また、社内監査などで安全策が不十分な事項がありましたら、ただちに修正をおこないます。
   7. 当社が保有する個人情報に関する照会、修正、相談、苦情等については、ご連絡いただければ当社の定める規則に従い、合理的な範囲ですみやかに対応いたします。また当社が本方針を遵守されていないと思われる場合にも、同様に対応いたします。
   8. 個人情報保護マネジメントシステムについて、適宜見直し、常に継続的な改善を図ります。
   9. 「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（いわゆるマイナンバー法）に基づく特定個人情報および個人番号についても同様に適正な取扱いを確保いたします。
   10. この方針は当社のホームページに開示するとともに、必要な方には書面でお渡しいたします。
       
   
   
2. 個人情報の範囲及び利用目的
   現在において、当社の取り扱う「個人情報の保護に関する法律」（H15年法律第57号）による個人情報の範囲、利用の目的は下表の通りです。なお、下表①の内、顧客から委託された業務に伴って取得した個人情報は保有個人データには該当しません。
   

   個人情報の範囲	利用の目的
   ①顧客情報に 　含まれる個人情報	・建物、施設の運営管理等、当社が定款に定められた業務を行う 　ための連絡、打ち合わせ、報告等の業務管理 ・お客様に契約に基づくサービス提供を行うための実施場所等の 　確認 ・顧客に対して当社の事業運営についての情報提供
   ②応募者個人情報を 　含む社員情報	・建物、施設の運営管理等、当社が定款に定められた業務を行う 　ための人事労務管理 ・社員に対して当社の事業運営についての情報提供 ・派遣先顧客に対する紹介 ・応募者の採否の為の判断資料 ・業務上の連絡や緊急連絡時
   ③お取引先情報に 　含まれる個人情報	・契約内容を検討、遂行するため ・報酬の決定及び支払、税務処理 ・法律上要求される諸手続き ・諸連絡や緊急連絡時
   ④株主情報に 　含まれる個人情報	・会社法に基づく株主の権利義務の行使の為の事務管理 ・株主に対して当社の事業運営についての情報提供 ・諸連絡や緊急連絡時

   当社は、上記利用目的外の個人情報の利用を致しません。また目的に沿った利用であっても、その漏洩には厳正な注意を払い、利用は必要最小限に留めることとします。
   なお、お客様、お取引先様、社員等との契約が終了した後も上記利用目的の範囲で個人情報を利用する場合があります。
   
   
3. 個人情報の取り扱いに関する安全管理措置
   個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しており、組織的・人的・物理的・技術的の４つの観点で安全管理措置を講じております。
   
   1. 組織的安全措置
      個人データの取扱い状況について、定期的に自主点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。
   2. 人的安全管理措置
      個人情報秘密保持に関して社員と契約を締結しております。また、定期的に研修を実施しております。
   3. 物理的管理措置
      個人データを取扱う区域において、外来者の入退室管理や社員の持出し機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
   4. 技術的安全管理措置
      アクセス制御を実施し、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
      
   
   
4. 個人情報の苦情、相談窓口
   本方針に関するお問い合せ、当社保有の個人情報に関する開示等（個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除・利用の停止・消去又は第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示）の求めについては下記までご連絡下さい。
   

   担当窓口　総務部 　個人情報保護管理者　総務部 課長 　　〒951-8068　新潟市中央区上大川前通９番町1262番地3 　　E-mail：nbs-soumu@niigata-bs.co.jp 　　Tel　025-228-3477　Fax 025-228-1729 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先 　一般財団法人日本情報経済社会推進協会 　認定個人情報保護団体事務局 　　〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号 　　　　　　　　　　　　六本木ファーストビル内 　　Tel　03-5860-7565　0120-700-779

   
   株式会社 新潟ビルサービス
   代表取締役　鈴木 英介
   
   2015/7/10制定
   2016/3/1改訂
   2016/6/24改訂
   2018/10/15改訂
   2020/1/27改訂
   2021/9/10改訂
   2022/4/14改訂
   2024/8/20改訂